Prozesseffizienz

Die Pflegedienstleitung eines städtischen Krankenhauses suchte meinen Rat, da sie sich mit folgenden Problemen konfrontiert sah:

• In der zentralen Notaufnahme lag seit längerem ein bekannter Personalmangel vor.
• Das neue IT-System, das die Mitarbeiter bei der Schreibarbeit entlasten sollte, entfaltete nicht seine gewünschte Wirkung.
• Die Pflegekräfte fühlten sich im Umgang mit der neuen Software durch die IT-Abteilung nicht ausreichend gut geschult. Seitens der IT-Mitarbeiter empfanden sie sich persönlich angegriffen und unwirsch behandelt.
• Die Arbeitsabläufe liefen teilweise sogar langsamer ab als zuvor.
• Das ursprüngliche Ziel, die Wartezeiten der Patienten zu verkürzen wurde nicht erreicht. Es traten vermehrt Fehler bei der Belegung der Behandlungsräume auf.
• Wichtige Informationen in der alltäglichen Kommunikation gingen verloren.
• Aufgrund der prekären Situation suchten einige Mitarbeiter das Gespräch mit der Pflegedienstleitung. Ihre Kündigung stand im Raum.

Nach einem ausführlichen Gespräch mit der Pflegedienstleitung, vereinbarten wir die Durchführung eines Workshops mit den beteiligten Führungskräften aus der Pflege- wie auch IT-Abteilung.

Ziel des Workshops war die Betreuung und Begleitung eines Veränderungsprozesses und die Entwicklung einer wertschätzenden Kommunikationskultur.

Ausgangspunkt innerhalb des Workshops war die Klärung der Themen und Anliegen der Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen. Auf Basis dieser Situationsanalyse wurden mittels coachenden und mediativen Elementen gemeinsame Ziele formuliert, alltagstaugliche Lösungen erarbeitet und Maßnahmen für die Umsetzung geplant.

Die Führungskräfte bezogen die Mitarbeiter stärker in die Planung des Veränderungsprozesse ein. Die Verantwortlichkeiten wurden im Rahmen unserer Workshops klar definiert und Aufgaben delegiert. Die Mitarbeiter fühlten sich in ihrer Arbeit zunehmend wertgeschätzt und engagierten sich stärker.

Die IT-Abteilung vereinfachte die Schulungsunterlagen, zeigte sich geduldig in der Anleitung der Pflegemitarbeiter und ging auf deren Fragen ein. Im Zuge dessen liefen Arbeitsprozesse effizienter ab, die Mitarbeiter wurden spürbar entlastet, so dass in der Folge die Fehlerquote sank und Mitarbeiterfehlzeiten sich reduzierten.

In Zukunft werden individuelle Einzelcoachings für Führungskräfte für berufliche sowie persönliche Fragestellungen angeboten. Zum Thema „Soft skills und wertschätzende Kommunikation“ finden klinikinterne Trainings und Workshops fachübergreifend für alle Mitarbeitenden statt. Darüber hinaus werden für die Mitarbeiter Kommunikationstrainings in den Weiterbildungsplan des Unternehmens aufgenommen.

In vielen Fällen sind Veränderungsprozesse im Unternehmen Ursache für schwerwiegende und den wirtschaftlichen Erfolg beeinträchtigende Probleme. Werden Mitarbeiter nicht in die Vorgänge miteinbezogen, erzeugen fehlende Informationen oder intransparente Entscheidungen Widerstände und Blockadehaltungen seitens der Belegschaft. Prozessabläufe geraten ins Stocken, es kommt zu hohen Reibungsverlusten, Ressourcen werden nicht mehr effizient genutzt.

Diese negative Entwicklung ist vermeidbar! Im Rahmen meiner Beratung setze ich zu Beginn auf eine gut strukturierte Kick-Off-Veranstaltung, bei der alle Mitarbeiter des Unternehmens anwesend sind. Ziel dieser Veranstaltung ist es, die Mitarbeiter über die geplanten Veränderungen im Unternehmen zu informieren, Gerüchte aufzuklären und die Mitarbeiter zu beruhigen.

Mittels eines Coachings von Mitarbeitern und Management und Teamcoachings, die auf die konkrete Veränderung und die Umgebung zugeschnitten sind, werden die Change-Prozesse begleitet. In Arbeitskreisen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Fragen zu stellen sowie eigene Ideen und Vorschläge für die Realisierung der Veränderungsprozesse einzubringen. Ergebnis dieser Arbeitsweise ist eine breite Akzeptanz der geplanten Maßnahmen seitens der Belegschaft.

Vorteile der Prozessoptimierung durch Mitarbeiter-/Manager-Coachings:

• Abbau von Ängsten, Unsicherheiten und Blockaden bei der Belegschaft
• Hohe Motivation der Mitarbeiter, an den Veränderungsprozessen mitwirken zu können
• Breite Akzeptanz und Zustimmung zu Veränderungsprozessen seitens der Mitarbeiter
• Schonung personeller und materieller Ressourcen
• Höhere Effizienz durch klare Zuständigkeiten und Delegation der Aufgaben